Quando le attività e gli investimenti sono detenuti attraverso strutture societarie, le procedure da seguire si presentano spesso intricate e onerose, e richiedono il contributo di diverse professionalità.
Sia nella gestione di mandati complessi che riguardano le nostre famiglie clienti, quanto nell’attività scientifica e di formazione che attuiamo verso l’esterno, il principio che ci guida è il presidio dell’efficienza amministrativa e la sua valutazione periodica, che presuppone un confronto costante nel tempo col grado di appropriatezza della struttura di governo e degli istituti giuridici utilizzati.
Dato l’obiettivo, che è, quasi fosse un mantra, la continuità e la tutela del patrimonio nel tempo, tanti sono i fattori, nonché i vincoli, che possono accrescere o ridurre, ad esempio, la redditività influenzando costi e ricavi, fino a rappresentare una minaccia alla conservazione del patrimonio stesso. Alcuni di tali fattori possono «opacizzare» la lettura del dato, e rendere meno leggibili situazioni e fenomeni in base ai quali si approntano scelte strategiche (e.g.: flussi informativi ricevuti in modo incompleto dall’intermediario). 

La natura degli attivi deve essere sempre confrontata con la situazione (contingente) dei singoli membri della famiglia che detengono, magari in percentuale diversa, detti beni. Da ciò può scaturire la necessità nel tempo di adattare le strutture di detenzione.
Gli adempimenti di natura legale rappresentano il fondamento su cui poggia l’architettura amministrativa di un grande patrimonio. Tra questi, la conformazione degli statuti societari, ovvero di altri istituti che definiscono le regole del gioco, assume un ruolo di spicco, delineando le direttive per la governance aziendale e stabilendo i parametri per le decisioni future. La nomina e la gestione degli organi sociali costituiscono una pietra miliare nell’assicurare la stabilità e la coerenza delle operazioni. La necessità di rispettare le disposizioni in materia di diritto societario e tributario aggiunge un ulteriore strato di complessità. L’andamento dinamico delle normative richiede un costante aggiornamento per evitare sanzioni (nei rapporti con l’autorità) e conflitti (interni alla famiglia).
La preparazione dei bilanci e la presentazione delle dichiarazioni dei redditi rappresentano un impegno annuale cruciale, che richiede un’analisi attenta e accurata dei ricavi e dei costi. L’applicazione delle imposte sul patrimonio, legate al mero possesso quanto legate a trasferimenti patrimoniali – siano essi a titolo gratuito od oneroso – richiede previsioni precise per evitare sorprese finanziarie sgradite.
Quando il patrimonio è detenuto tramite efficienti strutture di detenzione, quali le Holding, gli adempimenti contabili costituiscono la colonna vertebrale dell’amministrazione in generale. La tenuta accurata della contabilità rappresenta il fondamento per una gestione anche finanziariamente solida. La redazione periodica dei bilanci permette di valutare l’andamento economico e di identificare potenziali aree di miglioramento. La trasmissione puntuale di dati all’Agenzia delle Entrate – per le diverse finalità che le norme richiedono - presuppone precisione e coerenza, al fine di evitare discrepanze che potrebbero, senza un fondamento specifico, scatenare indagini e ispezioni.
Per le famiglie imprenditoriali, la gestione di tali adempimenti può spesso risultare soverchiante e distogliere l’attenzione dalle attività imprenditoriali stesse. In questo contesto, l’integrazione delle tecnologie moderne si presenta come un faro di speranza. Le infrastrutture tecnologiche possono essere sfruttate per semplificare e automatizzare le attività amministrative, liberando tempo e risorse preziose. Un esempio di ciò è l’acquisizione di flussi automatici di dati finanziari dalle banche e dagli intermediari, dati che possono essere immediatamente utilizzati per predisporre i documenti contabili e fiscali. Questa sinergia tra umano e tecnologia non solo riduce il carico di lavoro amministrativo, ma migliora anche l’accuratezza e l’efficienza degli adempimenti.
La tecnologia, che qui conduciamo come strumento che si adatta alla volontà del professionista che la guida, non si ferma alla semplificazione degli adempimenti; essa apre un panorama di opportunità nella supervisione e nell’analisi del patrimonio. L’automazione dei processi amministrativi non solo riduce il rischio di errori, ma consente anche la generazione rapida di report e analisi dettagliate. La creazione di “cruscotti” di controllo consente di presentare in modo sintetico le informazioni cruciali, mentre report personalizzati possono offrire una panoramica approfondita sull’andamento del patrimonio nel corso del tempo.
Questa metodologia avanzata di gestione amministrativa si inscrive nell’evoluzione dei servizi offerti per chi si occupa di presidiare il governo del patrimonio familiare.  Nell’ambito di un’organizzazione evoluta è essenziale che vi operino figure professionali in grado di fornire un supporto completo, spaziando dalla capacità di interloquire - e se del caso guidare - il rapporto con le controparti deputate alla gestione del patrimonio finanziario, quanto all’organizzazione degli adempimenti amministrativi, fino alla pianificazione degli accadimenti patrimoniali fra le diverse generazioni.
In chiusura, l’amministrazione dei grandi patrimoni familiari si palesa come un’attività che richiede competenze differenziate, unitamente alle capacità di coordinamento e l’adozione di soluzioni innovative. L’utilizzo intelligente delle tecnologie può fungere da leva strategica per semplificare ed efficientare le attività amministrative, con conseguente liberazione di tempo e risorse per le iniziative di investimento e gestione patrimoniale. 
In un mondo in costante mutamento, dove i patrimoni si espandono e le normative si rafforzano, l’innovazione di processo, con la tecnologia asservita al lavoro dei professionisti, può diventare il faro che guida le famiglie verso un equilibrio economico finanziario meno incerto e instabile.